Πρόσκτηση - Κυκλοφορία Υλικού

Πρόσκτηση (Acquisition)

Πρόσκτηση είναι η διαδικασία της παραγγελίας και της αγοράς υλικού. Με το Virtua η βιβλιοθήκη μπορεί να δουλέψει παραγγελίες, εντολές αγορών - πληρωμών και αρχεία προμηθευτών, πάνω σε έτοιμες φόρμες και να εκδίδει αυτόματα αποδείξεις και τιμολόγια.

Τόσο οι εντολές αγορών, όσο και τα τιμολόγια μπορουν να σταλούν με αλληλογραφία, με FAX ή και e-mail. Έτοιμες φόρμες υπάρχουν, επίσης, και για "παράπονα" (claims), καθυστερήσεις, λανθασμένες αποστολές κτλ.

Εκτός, όμως από τις προϋπάρχουσες φόρμες, το υποσύστημα της Πρόσκτησης δίνει τη δυνατότητα να εισάγουμε και νέες φόρμες από εξωτερικές πηγές, όπως η OCLC, τα Books in Print ή άλλες βάσεις που κυκλοφορούν σε CD-rom.

Κυκλοφορία Υλικού (Circulation Control)

Το υποσύστημα Circulation Control είναι ένα εργαλείο με φιλικό περιβάλλον εργασίας, με το οποίο δημιουργούμε μία βάση δεδομένων με τα στοιχεία των χρηστών, τα οποία μπορούμε να επεξεργαστούμε ή να διαγράψουμε και παράλληλα:

• Να καθορίσουμε τα διαφορετικά επίπεδα προνομίων και κανόνων για τους χρήστες, βασιζόμενοι στο είδος των τεκμηρίων και την τοποθεσία τους.
• Να παρακολουθούμε την κυκλοφορία του υλικού ανάμεσα στα διάφορα τμήματα ή παραρτήματα της βιβλιοθήκης.
• Να κάνουμε έρευνα για εντοπισμό συγκεκριμένου τεκμηρίου.
• Να κάνουμε κράτηση, δανεισμό, επιστροφή υλικού ή αναννέωση δανεισμού.
• Να ελέγχουμε την κατάσταση κάθε τεκμηρίου, αν δηλαδή το τεκμήριο βρίσκεται στο ράφι, είναι δανεισμένο ή έχει κρατηθεί.
• Να διαχειριζόμαστε αιτήσεις δανεισμού.
• Να ελέγχουμε την πορεία των κρατήσεων.
• Να εξάγουμε στατιστικά στοιχεία με βάση ένα πλήθος κριτηρίων για τους χρήστες και τα τεκμήρια.
• Να λειτουργήσουμε ως μέλη Κοινοπραξίας βιβλιοθηκών (Consortium).
• Να παίρνουμε backup των αρχείων μας.
• Τέλος, υπάρχει δυνατότητα βοήθειας (help) on-line, αλλά και βοήθεια του τύπου What's this?