Τεχνικές
Αν ένας χρήστης χρησιμοποιεί καθημερινά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως βασικό εργαλείο της δουλειάς του, είναι πολύ πιθανό να λαμβάνει περίπου 50 με 100 μηνύματα την ημέρα. Μετά από κάποιους μήνες, μαζεύονται εκατοντάδες μηνύματα. Προφανώς, ο σταθερός χρήστης, θα χρειαστεί να αναπτύξει τεχνικές προκειμένου να διαχειριστεί τόσο την εισερχόμενη αλληλογραφία του, όσο και την εξερχόμενη.
Φάκελοι Αλληλογραφίας: Οι φάκελοι αλληλογραφίας είναι για την ηλεκτρονική αλληλογραφία ότι οι κατάλογοι στα αρχεία. Υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας φακέλων αλληλογραφίας όπου αποθηκεύονται εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα. Συνήθως οι χρήστες είναι προσεχτικοί στη δημιουργία φακέλων για τα εισερχόμενα μηνύματα αλλά αμελούν να οργανώσουν και τα εξερχόμενα μηνύματα. Αντίγραφα των εξερχόμενων μηνυμάτων μπορούν να συγκεντρωθούν στο φάκελο Σταλμένα. Ένας τρόπος οργάνωσης είναι με τη δημιουργία φακέλου μιας ειδικής κατηγορίας και στη συνέχεια η δημιουργία δύο υποφακέλων μέσα σε αυτόν, με την εισερχόμενη αλληλογραφία και με αντίγραφα της εξερχόμενης.
Μερικές φορές, ο χρήστης μπορεί να λαμβάνει τόσα πολλά μηνύματα μιας συγκεκριμένης κατηγορίας, με συνέπεια να χρειαστεί να διαχωριστεί σε υποκατηγορίες, οι οποίες στη συνέχεια περιέχουν υποφακέλους εισερχόμενων και εξερχόμενων μηνυμάτων.
Όταν ο χρήστης δημιουργεί φακέλους, καλό θα ήταν να χρησιμοποιεί για την ονομασία τους ονόματα με κάποια σημασία.
Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να επιφέρει μετατροπές στη δομή του φακέλου σε καθημερινή βάση και να μεταφέρει μηνύματα από τον ένα φάκελο στον άλλο.
Διαγραφή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας: είναι καλό να αποθηκεύονται μόνο μηνύματα που ο χρήστης χρειάζεται να έχει. Σαν μέτρο προστασίας έναντι των ιών, καλό θα ήταν να διαγράφονται μηνύματα που προέρχονται από ύποπτες πηγές, χωρίς να ανοιχτούν.
Αν ο χρήστης διαπιστώσει ότι λαμβάνει ενοχλητική αλληλογραφία, καλό θα ήταν να χρησιμοποιήσει προγράμματα αντι-spam, που θα μπλοκάρουν την ενοχλητική αλληλογραφία.
Ως υπηρεσία είναι πολύ εύχρηστες οι λίστες διευθύνσεων / διανομής, ώστε να στέλνονται μηνύματα σε ομάδες παραληπτών. Αντί για την πληκτρολόγηση λίστας ηλεκτρονικών διευθύνσεων, αρκεί η πληκτρολόγηση του ονόματος της λίστας διανομής.
Φάκελοι Αλληλογραφίας: Οι φάκελοι αλληλογραφίας είναι για την ηλεκτρονική αλληλογραφία ότι οι κατάλογοι στα αρχεία. Υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας φακέλων αλληλογραφίας όπου αποθηκεύονται εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα. Συνήθως οι χρήστες είναι προσεχτικοί στη δημιουργία φακέλων για τα εισερχόμενα μηνύματα αλλά αμελούν να οργανώσουν και τα εξερχόμενα μηνύματα. Αντίγραφα των εξερχόμενων μηνυμάτων μπορούν να συγκεντρωθούν στο φάκελο Σταλμένα. Ένας τρόπος οργάνωσης είναι με τη δημιουργία φακέλου μιας ειδικής κατηγορίας και στη συνέχεια η δημιουργία δύο υποφακέλων μέσα σε αυτόν, με την εισερχόμενη αλληλογραφία και με αντίγραφα της εξερχόμενης.
Μερικές φορές, ο χρήστης μπορεί να λαμβάνει τόσα πολλά μηνύματα μιας συγκεκριμένης κατηγορίας, με συνέπεια να χρειαστεί να διαχωριστεί σε υποκατηγορίες, οι οποίες στη συνέχεια περιέχουν υποφακέλους εισερχόμενων και εξερχόμενων μηνυμάτων.
Όταν ο χρήστης δημιουργεί φακέλους, καλό θα ήταν να χρησιμοποιεί για την ονομασία τους ονόματα με κάποια σημασία.
Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να επιφέρει μετατροπές στη δομή του φακέλου σε καθημερινή βάση και να μεταφέρει μηνύματα από τον ένα φάκελο στον άλλο.
Διαγραφή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας: είναι καλό να αποθηκεύονται μόνο μηνύματα που ο χρήστης χρειάζεται να έχει. Σαν μέτρο προστασίας έναντι των ιών, καλό θα ήταν να διαγράφονται μηνύματα που προέρχονται από ύποπτες πηγές, χωρίς να ανοιχτούν.
Αν ο χρήστης διαπιστώσει ότι λαμβάνει ενοχλητική αλληλογραφία, καλό θα ήταν να χρησιμοποιήσει προγράμματα αντι-spam, που θα μπλοκάρουν την ενοχλητική αλληλογραφία.
Ως υπηρεσία είναι πολύ εύχρηστες οι λίστες διευθύνσεων / διανομής, ώστε να στέλνονται μηνύματα σε ομάδες παραληπτών. Αντί για την πληκτρολόγηση λίστας ηλεκτρονικών διευθύνσεων, αρκεί η πληκτρολόγηση του ονόματος της λίστας διανομής.
Τελευταία τροποποίηση: Παρασκευή, 27 Ιούνιος 2014, 5:07 μμ